COEUS ("wir", "uns", "unser") ist eine datenschutzkonforme Immobilienverwaltungssoftware mit KI-gestutzter Dokumentenverarbeitung. Diese umfassende Datenschutzerklarung gilt fur alle Nutzer weltweit und erfullt die Anforderungen folgender Rechtsvorschriften:

• EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679)
• Schweizer nDSG (revidiertes Bundesgesetz uber den Datenschutz, in Kraft seit 1. September 2023)
• US CCPA/CPRA (California Consumer Privacy Act / California Privacy Rights Act)
• EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689 uber kunstliche Intelligenz)

EU-Vertreter (Art. 27 DSGVO): Angad Manik, Rebgasse 53, 4058 Basel, Schweiz. Die Schweiz gilt nach EU-Recht als Land mit angemessenem Datenschutzniveau.

3.1 Kontodaten

Bei der Registrierung (uber Google OAuth, Microsoft OAuth oder Passkey):

• Name (Vor- und Nachname)
• E-Mail-Adresse
• OAuth-Provider-ID (Google-ID, Microsoft-ID)
• Profilbild (optional, vom OAuth-Provider)
• Passkey-Credential (bei WebAuthn-Registrierung)

3.2 Organisationsdaten

• Firmenname, Rechtsform
• Geschaftsadresse, Kontaktdaten
• Briefkopfinformationen fur Dokumente
• Logo und Unterschriftsbild (optional)
• Organisationseinstellungen und Praferenzen

3.3 Immobiliendaten

• Liegenschafts-, Gebaude- und Wohnungsdetails
• Adressen, Flachen, Zimmerzahlen
• Mietvertrage und Konditionen
• Nebenkostenabrechnungen
• Zahlerstandsablesungen

3.4 Dokumentendaten

• Hochgeladene Dateien (PDF, Bilder, HEIC, Word, Excel)
• OCR-extrahierter Text (via Mistral OCR)
• KI-generierte Metadaten (Dokumenttyp, Datum, Kategorie, Zusammenfassung)
• Einbettungsvektoren fur semantische Suche (pgvector)
• Versionsverlauf und Anderungsprotokoll

3.5 Cloud-Speicher-Verbindungen

• Google Drive OAuth-Tokens (AES-256 verschlusselt)
• OneDrive/Microsoft OAuth-Tokens (AES-256 verschlusselt)
• Synchronisierte Datei-Metadaten
• Ordnerstrukturen und Berechtigungen

3.6 KI-Interaktionsdaten

• Chat-Nachrichten und KI-Antworten
• Token-Verbrauch pro Anfrage
• Verwendete KI-Modelle und Parameter
• Quellenverweise (Citations)
• Feedback und Bewertungen

3.7 Mietbewerbungsdaten

• Bewerberinformationen (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
• Einkommensnachweise, Betreibungsauszuge
• Identitatsdokumente (Ausweise)
• Antworten auf benutzerdefinierte Fragen
• Bewerbungsstatus und Kommunikationshistorie

3.8 Technische Daten

• IP-Adresse (anonymisiert nach 30 Tagen)
• Browser-Typ und -Version
• Geratetyp und Betriebssystem
• Zeitzone und Spracheinstellungen
• Referrer-URL (woher Sie kamen)

4.1 EU-DSGVO Rechtsgrundlagen

4.2 Schweizer nDSG Rechtsgrundlagen

Das Schweizer nDSG erfordert keinen expliziten Erlaubnistatbestand wie die DSGVO. Die Verarbeitung ist zulassig, sofern sie:

• Die Personlichkeitsrechte nicht widerrechtlich verletzt
• Verhaltnismassig ist
• Transparent kommuniziert wird (durch diese Erklarung erfullt)
• Bei besonders schutzenswerten Personendaten: mit ausdrucklicher Einwilligung erfolgt

5.1 Eingesetzte KI-Systeme

5.2 KI-Transparenzhinweise (Art. 50 AI Act)

• Kennzeichnung: KI-generierte Inhalte werden als solche gekennzeichnet
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Es werden keine rechtlich bindenden Entscheidungen vollautomatisiert getroffen (Art. 22 DSGVO)
• Menschliche Aufsicht: Alle KI-Empfehlungen konnen von Nutzern uberpruft und korrigiert werden
• Quellenangaben: Bei dokumentenbasierten Antworten werden die Quellen zitiert

5.3 Ihre Rechte bezuglich KI-Verarbeitung

• Recht auf Erklarung der KI-Logik bei Entscheidungen, die Sie betreffen
• Recht auf menschliche Uberprufung von KI-Empfehlungen
• Recht auf Deaktivierung bestimmter KI-Funktionen (wo technisch moglich)
• Recht auf Information uber verwendete KI-Systeme

6.1 Hosting und Infrastruktur

6.2 KI-Dienste

6.3 Authentifizierung

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Datenverarbeitungsvertrage (DPA/AVV) gemass Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 nDSG.

7.1 EU-Datenresidenz (Standard)

Alle Nutzerdaten werden primar in der EU (Frankfurt, Deutschland) gespeichert. Die Hauptdatenbank, Dateispeicher und Authentifizierungsdienste befinden sich in EU-Rechenzentren.

7.2 USA-Ubermittlungen

Bei Nutzung von OpenAI oder OAuth mit Google/Microsoft konnen Daten in die USA ubermittelt werden. Diese Ubermittlungen sind geschutzt durch:

• EU-US Data Privacy Framework (DPF) fur zertifizierte Unternehmen
• EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemass Beschluss (EU) 2021/914
• Erganzende Massnahmen: Verschlusselung, Pseudonymisierung, Datenminimierung

7.3 Schweiz-Angemessenheit

Die EU-Kommission hat die Schweiz als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt (Beschluss 2000/518/EG). Ubermittlungen zwischen EU und Schweiz erfordern keine zusatzlichen Garantien.

Gilt fur: Personen in der EU/EWR und Verarbeitung nach EU-Recht

Frist: Wir beantworten Anfragen innerhalb von 30 Tagen (verlangerbar um weitere 60 Tage bei komplexen Anfragen).

Gilt fur: Personen in der Schweiz und Verarbeitung nach Schweizer Recht. Das revidierte Bundesgesetz uber den Datenschutz (nDSG), in Kraft seit 1. September 2023, gewahrt Ihnen folgende Rechte:

Frist: Wir beantworten Anfragen innerhalb von 30 Tagen.

Gilt fur: Einwohner Kaliforniens (California Consumer Privacy Act / California Privacy Rights Act)

11.1 Kategorien gesammelter Daten (CCPA ss1798.100)

11.2 Ihre CCPA/CPRA-Rechte

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen (TOMs) gemass Art. 32 DSGVO und Art. 8 nDSG ein:

Technische Massnahmen

• Verschlusselung: TLS 1.3 fur Datenubertragung, AES-256 fur OAuth-Tokens und sensible Daten
• Authentifizierung: OAuth 2.0, WebAuthn/Passkeys, Row Level Security (RLS)
• Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Berechtigungen, Audit-Logging
• Infrastruktur: EU-Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung

Organisatorische Massnahmen

• Regelmassige Sicherheitsuberprufungen
• Datenminimierung und Zweckbindung
• Vertraulichkeitsverpflichtungen fur alle Mitarbeiter
• Incident Response Plan fur Datenschutzverletzungen

Wir verwenden Cookies fur verschiedene Zwecke. Details finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

Cookie-Kategorien

COEUS ist eine B2B-Software fur Immobilienverwaltung und richtet sich nicht an Minderjahrige unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Falls Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten ubermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklarung bei Bedarf zu aktualisieren. Bei wesentlichen Anderungen werden wir Sie per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung informieren. Die aktuelle Version ist immer auf dieser Seite verfugbar.

Versionsverlauf

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstosst, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehorde einzureichen:

Fur Fragen zu dieser Datenschutzerklarung oder zur Ausubung Ihrer Rechte:

Wir bemuhen uns, alle Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten.

COEUS ("we", "us", "our") is a privacy-compliant property management platform with AI-powered document processing. This comprehensive Privacy Policy applies to all users worldwide and complies with the following regulations:

• EU GDPR (General Data Protection Regulation, Regulation (EU) 2016/679)
• Swiss nFADP (revised Federal Act on Data Protection, effective September 1, 2023)
• US CCPA/CPRA (California Consumer Privacy Act / California Privacy Rights Act)
• EU AI Act (Regulation (EU) 2024/1689 on Artificial Intelligence)

EU Representative (Art. 27 GDPR): Angad Manik, Rebgasse 53, 4058 Basel, Switzerland. Switzerland is recognized by the EU as having an adequate level of data protection.

3.1 Account Data

When registering (via Google OAuth, Microsoft OAuth, or Passkey):

• Name (first and last name)
• Email address
• OAuth provider ID (Google ID, Microsoft ID)
• Profile picture (optional, from OAuth provider)
• Passkey credential (for WebAuthn registration)

3.2 Organization Data

• Company name, legal form
• Business address, contact details
• Letterhead information for documents
• Logo and signature image (optional)
• Organization settings and preferences

3.3 Property Data

• Estate, building, and unit details
• Addresses, areas, room counts
• Rental contracts and conditions
• Utility billing statements
• Meter readings

3.4 Document Data

• Uploaded files (PDF, images, HEIC, Word, Excel)
• OCR-extracted text (via Mistral OCR)
• AI-generated metadata (document type, date, category, summary)
• Embedding vectors for semantic search (pgvector)
• Version history and change log

3.5 Cloud Storage Connections

• Google Drive OAuth tokens (AES-256 encrypted)
• OneDrive/Microsoft OAuth tokens (AES-256 encrypted)
• Synchronized file metadata
• Folder structures and permissions

3.6 AI Interaction Data

• Chat messages and AI responses
• Token consumption per request
• AI models and parameters used
• Source citations
• Feedback and ratings

3.7 Rental Application Data

• Applicant information (name, email, phone, address)
• Income statements, credit reports
• Identity documents (IDs)
• Responses to custom questions
• Application status and communication history

3.8 Technical Data

• IP address (anonymized after 30 days)
• Browser type and version
• Device type and operating system
• Timezone and language settings
• Referrer URL (where you came from)

5.1 AI Systems Used

Applies to: Individuals in the EU/EEA and processing under EU law

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