KI-Transparenzerklärung

Gemäß EU AI Act Art. 50

Stand 10. März 2026

EU AI Act CA SB 243

Allgemeine Hinweise

COEUS setzt Systeme der künstlichen Intelligenz (KI) ein. Gemäß dem EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) sind wir verpflichtet, Sie transparent über den Einsatz dieser Systeme zu informieren.

COEUS ist ein KI-gestütztes Assistenztool

COEUS ist ein Assistenzwerkzeug, das durch künstliche Intelligenz unterstützt wird. Die KI kann und wird Fehler machen. Alle KI-generierten Ausgaben — einschließlich Chat-Antworten, OCR-Ergebnisse, Dokumentenkategorisierungen und Finanzberechnungen — müssen stets vom Nutzer überprüft werden, bevor Entscheidungen auf ihrer Grundlage getroffen werden. Die Plattform ersetzt keine professionelle Beratung jeglicher Art. Insbesondere sind die Buchhaltungs- und Finanzfunktionen ergänzende Zusatzfunktionen, die immer von einer fachkundigen Person kontrolliert werden müssen.

Wichtige Information

COEUS verwendet ausschließlich Mistral AI (Frankreich, EU). Es werden keine OpenAI, Google AI oder andere US-basierte KI-Dienste für die Kernfunktionen verwendet.

Risikoklassifizierung

Die in COEUS eingesetzten KI-Systeme werden als begrenzt riskante KI-Systeme eingestuft (Art. 50 EU AI Act - Transparenzpflichten).

KEINE hochriskante KI

COEUS verwendet KEINE hochriskante KI gemäß Anhang III des AI Acts:
✓ Keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung
✓ Keine biometrische Identifizierung
✓ Keine KI-basierte Kreditwürdigkeitsprüfung
✓ Keine Emotionserkennung am Arbeitsplatz

Eingesetzte KI-Systeme

3.1 Mistral OCR

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Begrenzt riskant

Anbieter Mistral AI (Paris, Frankreich)

Modell mistral-ocr-latest

Zweck Texterkennung aus Dokumenten, strukturierte Datenextraktion

Datenverarbeitung EU (Paris, Frankreich)

Training Nutzerdaten werden NICHT für Modelltraining verwendet

3.2 Mistral Medium / Small (Agentischer Chat)

KI-Assistent mit Tool-Calling

Begrenzt riskant

Anbieter Mistral AI (Paris, Frankreich)

Modell mistral-medium-latest, mistral-small-latest

Zweck Chat-Assistent, Dokumentenanalyse, 91+ Tools für proaktive Aufgaben

Datenverarbeitung EU (Paris, Frankreich)

Training Nutzerdaten werden NICHT für Modelltraining verwendet

3.3 Mistral Medium

Mittlere Aufgaben und Dokumentenverarbeitung

Begrenzt riskant

Anbieter Mistral AI (Paris, Frankreich)

Modell mistral-medium-latest

Zweck Dokumentenverarbeitung, mittlere Analyseaufgaben

Datenverarbeitung EU (Paris, Frankreich)

Training Nutzerdaten werden NICHT für Modelltraining verwendet

3.4 Mistral Small

Leichte Aufgaben und Klassifizierung

Begrenzt riskant

Anbieter Mistral AI (Paris, Frankreich)

Modell mistral-small-latest

Zweck Dokumentenklassifizierung, einfache Analysen

Datenverarbeitung EU (Paris, Frankreich)

Training Nutzerdaten werden NICHT für Modelltraining verwendet

3.5 Weitere eingesetzte Modelle

Spracheingabe voxtral-mini – wandelt Ihre Sprachaufnahmen in Text um (nur wenn Sie die Mikrofon-Funktion nutzen)

Sprachausgabe voxtral-mini-tts – liest Antworten vor

Semantische Suche mistral-embed – erzeugt Einbettungsvektoren aus Dokumenttexten, Suchanfragen und Rechtstexten

Bildanalyse pixtral – wertet Bildinhalte aus, etwa Schadensfotos

Verlaufszusammenfassung mistral-small – fasst lange Chatverläufe zusammen, damit das Gespräch fortgeführt werden kann; wird nur auf Ihre Bestätigung hin ausgelöst

E-Mail-Triage mistral-small / mistral-medium – wertet eingehende E-Mails aus, sofern Sie ein Postfach verbunden haben

Keine Nutzung für KI-Training (kostenpflichtige API)

Vertraglich mit Mistral AI vereinbart (Commercial Terms §4.2, DPA §2.3 – legal.mistral.ai):
✓ Ihre Daten werden über die von COEUS genutzte kostenpflichtige API nicht für das Training der KI-Modelle verwendet
✓ Daten werden ausschliesslich zur Verarbeitung Ihrer Anfrage genutzt
✓ Daten sind spätestens 30 Tage nach Vertragsende nicht mehr zugänglich (DPA §10.1)
✓ Keine Weitergabe an Dritte ausser den Unterauftragsverarbeitern von Mistral (trust.mistral.ai)
✓ Verarbeitung in der EU (Paris, Frankreich); EU-Standardvertragsklauseln

Zur Einstufung nach EU-KI-Verordnung erklärt Mistral AI in den Additional Product Terms: die Einstufung der eigenen Produkte obliegt Mistral (§2.2), Mistral stellt keine Hochrisiko-KI-Systeme bereit (§2.2), und die Einstufungen samt Dokumentation werden auf Mistrals AI-Act-Seite veröffentlicht (§3.2).
Diese Angaben betreffen die Modelle als solche. Die Einstufung von COEUS als KI-System richtet sich nach dessen Zweck und verantwortet COEUS selbst – siehe Abschnitt 2.

Ausnahmen seitens Mistral: zur Missbrauchsprüfung markierte Inhalte sowie die kostenlosen Tarife und „Labs"-Modelle – Letztere setzt COEUS nicht ein.

Umgang mit sensiblen Dokumenten

COEUS verarbeitet Unterlagen, die regelmässig besonders schutzwürdige Daten enthalten: Mietverträge, Lohnabrechnungen, Kontoauszüge, Ausweisdokumente und Schadensfotos. Dieser Abschnitt beschreibt, was mit diesen Unterlagen technisch geschieht – einschliesslich der Punkte, an denen wir bewusst auf eine Schutzmassnahme verzichten.

4.1 Übermittlung an die KI

Dokumente werden unverändert übermittelt

Es findet keine Schwärzung oder Pseudonymisierung vor der Übermittlung an Mistral statt. Ein Dokument erreicht die KI so, wie Sie es hochgeladen haben – inklusive Namen, Adressen, IBAN und Beträgen.
Die Übermittlung erfolgt über eine signierte URL mit einer Stunde Gültigkeit auf den privaten Dokumenten-Speicher, die Mistral serverseitig abruft; ersatzweise wird die Datei direkt eingebettet.
Es werden keine Dateien in Mistrals Files-API abgelegt – es verbleibt dort also keine von COEUS verwaltete Kopie.

4.2 Kontoauszüge: zwei getrennte Wege

camt.053/054, OFX/QFX und CSV werden lokal bzw. in einer EU-Edge-Function ausgewertet und erreichen keinen KI-Dienst.
PDF-Kontoauszüge werden per OCR verarbeitet und damit vollständig an Mistral übermittelt – einschliesslich Transaktionshistorie, Gegenparteien und IBAN.

4.3 Speicherung

Aus Dokumenten extrahierte Inhalte werden dauerhaft gespeichert (Volltext, KI-Zusammenfassung, strukturierte Felder wie Absender, Beträge, IBAN).
Dokumenttexte werden ein zweites Mal an Mistral übermittelt, um Einbettungsvektoren für die semantische Suche zu erzeugen.
Alle Ablagen für Dokumente, Bewerbungsmedien und Schadensfotos sind privat und nur über signierte Links erreichbar. Ausnahme: Unterschriftenbilder liegen in öffentlichen Ablagen.

4.4 Verschlüsselung – und ihre Grenzen

Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Inhalte

Dokumentinhalte, Mietdaten und Lohnangaben werden nicht anwendungsseitig verschlüsselt gespeichert. Das ist eine bewusste Abwägung: OCR, Suche und KI-Auswertung setzen lesbaren Inhalt voraus.
Verschlüsselt sind: die Übertragung (TLS, HSTS), Zugangsdaten und OAuth-Tokens (AES-256-GCM) sowie die US-Steuernummer im W-9-Formular (pgcrypto, Schlüssel im Vault).
Der Schutz der übrigen Inhalte beruht auf Zugriffskontrolle und Mandantentrennung, nicht auf Verschlüsselung.

4.5 Zugriff innerhalb Ihrer Organisation

Jede Abfrage wird auf die Organisation eingegrenzt, die aus Ihrem verifizierten Benutzerkonto abgeleitet wird – nicht aus Angaben des Browsers. Die Anwendung greift mit einem Dienstschlüssel auf die Datenbank zu; die Mandantentrennung wird daher in der Anwendungsschicht durchgesetzt und nicht allein durch Datenbankrichtlinien.

4.6 Aufbewahrung – aktueller Stand

Automatische Löschung ist derzeit nicht aktiv

Aufbewahrungsfristen sind konfiguriert und werden täglich ausgewertet, die automatische Löschung läuft jedoch im Testmodus: fällige Datensätze werden protokolliert, aber nicht gelöscht. Löschungen erfolgen aktuell nur auf ausdrückliche Anforderung (siehe Abschnitt 6).
Finanzdokumente sind davon ohnehin ausgenommen: für sie gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

KI-Interaktionshinweise

5.1 Kennzeichnung

KI-generierte Inhalte werden als solche gekennzeichnet
Der Chat identifiziert sich als KI-Assistent
Quellenangaben werden bei dokumentenbasierten Antworten angezeigt

5.2 Menschliche Kontrolle

Menschliche Kontrolle erforderlich

COEUS trifft keine rechtlich oder wirtschaftlich bindenden Entscheidungen ohne Sie: Kündigungen, Zahlungen, Vertragsabschlüsse und Meldungen an Behörden werden ausschliesslich von Ihnen ausgelöst.
Wichtig: Der Assistent kann auf Ihre Anweisung hin Datensätze anlegen, ändern, löschen und E-Mails versenden. Diese Schritte erfolgen innerhalb desselben Vorgangs und ohne zusätzliche Rückfrage. Prüfen Sie Anweisungen daher, bevor Sie sie erteilen – ausgeführte Änderungen sind im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar.
✓ Alle KI-Empfehlungen sollten überprüft werden
✓ Alle Endentscheidungen liegen beim Nutzer
✓ Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung für Handlungen basierend auf KI-Ausgaben

5.3 Limitationen der KI

Wichtiger Hinweis — KI macht Fehler

Die KI kann und wird Fehler machen. Dies umfasst:
• Fehlerhafte Informationen liefern (Halluzinationen)
• Veraltete oder unvollständige Informationen enthalten
• Kontextbezogene Nuancen missverstehen
• Fehlerhafte OCR-Erkennung und Datenextraktion
• Falsche Kategorisierungen und Berechnungen bei Finanzdaten
• Keine rechtlich, steuerlich oder finanziell verbindlichen Aussagen treffen

KI-generierte Inhalte ersetzen NICHT die Beratung durch qualifizierte Fachpersonen (Rechtsanwälte, Steuerberater, Buchhalter, Treuhänder).

5.4 Buchhaltungs- und Finanzfunktionen

Ergänzende Zusatzfunktionen — keine Buchhaltungssoftware

Die Buchhaltungs- und Finanzfunktionen der Plattform (OCR-Belegerfassung, automatische Kategorisierung, Nebenkostenabrechnung, Finanzberichte) sind ergänzende KI-gestützte Zusatzfunktionen. Sie stellen keine zertifizierte Buchhaltungssoftware dar und dürfen nicht als alleinige Grundlage für Steuererklärungen, behördliche Meldungen oder rechtlich bindende Finanzberichte verwendet werden.

Alle Finanzdaten müssen IMMER von einer fachkundigen Person kontrolliert und verifiziert werden.

Ihre Rechte bezüglich KI

Gemäß EU AI Act haben Sie das Recht auf:

Transparenz

Information über KI-Einsatz (diese Erklärung)

Erklärung

Verständliche Darstellung der KI-Logik

Überprüfung

Menschliche Überprüfung von KI-Empfehlungen

Opt-out

Deaktivierung bestimmter KI-Funktionen (wo technisch möglich)

California AI Chatbot Safety (SB 243)

Für Nutzer in Kalifornien gelten zusätzliche Anforderungen gemäß SB 243 (in Kraft ab 1. Januar 2026):

Offenlegung: Klare Information, dass Sie mit einer KI interagieren – umgesetzt durch den Hinweis am Eingabefeld jedes Chats sowie die Kennzeichnung des Assistenten.
Zweckbindung: COEUS ist ein Fachwerkzeug für die Immobilienverwaltung und ist weder als Begleit- noch als Beratungs-Chatbot für persönliche Anliegen ausgelegt oder freigegeben.
Kein Angebot für Minderjährige: Die Nutzung setzt ein Geschäftskonto voraus; COEUS richtet sich ausschliesslich an Unternehmen und deren Mitarbeitende.

Keine automatische Krisenerkennung

COEUS führt keine inhaltliche Analyse Ihrer Nachrichten auf Anzeichen einer persönlichen Krise durch und leitet daraus keine Hinweise ab. Sollten Sie oder eine andere Person Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an die unten genannten Stellen.

Krisendienste USA

National Suicide Prevention Lifeline: 988
Crisis Text Line: Text HOME to 741741

Kontakt

Für Fragen zum KI-Einsatz:

KI-Transparenz Anfragen

E-Mail

impact@angad.swiss

Betreff

"KI-Transparenz Anfrage"

AI Transparency Statement

Pursuant to EU AI Act Art. 50

Last updated 10 March 2026

EU AI Act CA SB 243

General Information

COEUS uses artificial intelligence (AI) systems. Under the EU AI Act (Regulation (EU) 2024/1689) we are required to inform you transparently about the use of these systems.

COEUS is an AI-powered assistive tool

COEUS is an assistive tool supported by artificial intelligence. The AI can and will make mistakes. All AI-generated output — including chat responses, OCR results, document categorizations and financial calculations — must always be reviewed by the user before any decision is made on its basis. The platform does not replace professional advice of any kind. In particular, the bookkeeping and financial features are supplementary add-on features that must always be checked by a qualified person.

Important information

COEUS uses Mistral AI exclusively (France, EU). No OpenAI, Google AI or other US-based AI services are used for the core functions.

Risk Classification

The AI systems used in COEUS are classified as limited-risk AI systems (Art. 50 EU AI Act — transparency obligations).

NO high-risk AI

COEUS uses NO high-risk AI within the meaning of Annex III of the AI Act:
✓ No automated decisions with legal effect
✓ No biometric identification
✓ No AI-based creditworthiness assessment
✓ No emotion recognition in the workplace

AI Systems in Use

3.1 Mistral OCR

Optical character recognition (OCR)

Limited risk

Provider Mistral AI (Paris, France)

Model mistral-ocr-latest

Purpose Text recognition from documents, structured data extraction

Data processing EU (Paris, France)

Training User data is NOT used for model training

3.2 Mistral Medium / Small (agentic chat)

AI assistant with tool calling

Limited risk

Provider Mistral AI (Paris, France)

Model mistral-medium-latest, mistral-small-latest

Purpose Chat assistant, document analysis, 91+ tools for proactive tasks

Data processing EU (Paris, France)

Training User data is NOT used for model training

3.3 Mistral Medium

Mid-weight tasks and document processing

Limited risk

Provider Mistral AI (Paris, France)

Model mistral-medium-latest

Purpose Document processing, mid-weight analysis tasks

Data processing EU (Paris, France)

Training User data is NOT used for model training

3.4 Mistral Small

Light tasks and classification

Limited risk

Provider Mistral AI (Paris, France)

Model mistral-small-latest

Purpose Document classification, simple analyses

Data processing EU (Paris, France)

Training User data is NOT used for model training

3.5 Further models in use

Speech input voxtral-mini – converts your voice recordings into text (only if you use the microphone feature)

Speech output voxtral-mini-tts – reads responses aloud

Semantic search mistral-embed – generates embedding vectors from document text, search queries and legal texts

Image analysis pixtral – evaluates image content, such as damage photos

Conversation summary mistral-small – summarizes long chat histories so the conversation can continue; triggered only on your confirmation

Email triage mistral-small / mistral-medium – evaluates incoming email, provided you have connected a mailbox

No use for AI training (paid API)

Contractually agreed with Mistral AI (Commercial Terms §4.2, DPA §2.3 — legal.mistral.ai):
✓ Your data is not used to train the AI models via the paid API that COEUS uses
✓ Data is used solely to process your request
✓ Data is no longer accessible at the latest 30 days after the end of the contract (DPA §10.1)
✓ No disclosure to third parties other than Mistral’s sub-processors (trust.mistral.ai)
✓ Processing in the EU (Paris, France); EU standard contractual clauses

On classification under the EU AI Act, Mistral AI states in its Additional Product Terms that classifying its own products is Mistral’s responsibility (§2.2), that Mistral provides no high-risk AI systems (§2.2), and that the classifications together with their documentation are published on Mistral’s AI Act page (§3.2).
These statements concern the models as such. The classification of COEUS as an AI system follows from its purpose and is COEUS’s own responsibility — see section 2.

Exceptions on Mistral’s side: content flagged for abuse review, as well as the free tiers and “Labs” models — the latter are not used by COEUS.

Handling of Sensitive Documents

COEUS processes records that regularly contain particularly sensitive data: rental agreements, payslips, bank statements, identity documents and damage photos. This section describes what technically happens to those records — including the points at which we deliberately forgo a protective measure.

4.1 Transmission to the AI

Documents are transmitted unaltered

No redaction or pseudonymization takes place before transmission to Mistral. A document reaches the AI exactly as you uploaded it — including names, addresses, IBANs and amounts.
Transmission uses a signed URL valid for one hour pointing at the private document store, which Mistral fetches server-side; alternatively the file is embedded directly.
No files are stored in Mistral’s Files API — so no COEUS-managed copy remains there.

4.2 Bank statements: two separate paths

camt.053/054, OFX/QFX and CSV are evaluated locally or in an EU edge function and reach no AI service.
PDF bank statements are processed via OCR and therefore transmitted in full to Mistral — including transaction history, counterparties and IBAN.

4.3 Storage

Content extracted from documents is stored permanently (full text, AI summary, structured fields such as sender, amounts, IBAN).
Document text is transmitted to Mistral a second time in order to generate embedding vectors for semantic search.
All stores for documents, applicant media and damage photos are private and reachable only via signed links. Exception: signature images are held in public stores.

4.4 Encryption — and its limits

No end-to-end encryption of content

Document content, tenancy data and payroll details are not stored with application-side encryption. This is a deliberate trade-off: OCR, search and AI analysis all require readable content.
What is encrypted: transport (TLS, HSTS), credentials and OAuth tokens (AES-256-GCM), and the US taxpayer identification number in the W-9 form (pgcrypto, key held in the vault).
Protection of the remaining content rests on access control and tenant separation, not on encryption.

4.5 Access within your organization

Every query is scoped to the organization derived from your verified user account — not from anything the browser supplies. The application accesses the database with a service key; tenant separation is therefore enforced in the application layer and not by database policies alone.

4.6 Retention — current status

Automatic deletion is currently not active

Retention periods are configured and evaluated daily, but automatic deletion runs in test mode: records that are due are logged but not deleted. Deletions currently occur only on explicit request (see section 6).
Financial documents are excluded from this in any case: a statutory retention period of ten years applies to them.

AI Interaction Notices

5.1 Labeling

AI-generated content is labeled as such
The chat identifies itself as an AI assistant
Source references are shown for document-based answers

5.2 Human oversight

Human oversight required

COEUS makes no legally or economically binding decisions without you: terminations, payments, contract conclusions and filings with authorities are triggered exclusively by you.
Important: on your instruction the assistant can create, modify and delete records and send emails. These steps happen within the same operation and without an additional confirmation prompt. Review instructions before you issue them — changes that were carried out are traceable in the activity log.
✓ All AI recommendations should be reviewed
✓ All final decisions rest with the user
✓ The user bears sole responsibility for actions based on AI output

5.3 Limitations of the AI

Important notice — AI makes mistakes

The AI can and will make mistakes. This includes:
• Providing incorrect information (hallucinations)
• Containing outdated or incomplete information
• Misunderstanding contextual nuance
• Faulty OCR recognition and data extraction
• Incorrect categorizations and calculations for financial data
• Making no legally, fiscally or financially binding statements

AI-generated content does NOT replace advice from qualified professionals (lawyers, tax advisors, accountants, fiduciaries).

5.4 Bookkeeping and financial features

Supplementary add-on features — not accounting software

The platform’s bookkeeping and financial features (OCR receipt capture, automatic categorization, service-charge settlement, financial reports) are supplementary AI-supported add-on features. They do not constitute certified accounting software and must not be used as the sole basis for tax returns, filings with authorities or legally binding financial reports.

All financial data must ALWAYS be checked and verified by a qualified person.

Your Rights Regarding AI

Under the EU AI Act you have the right to:

Transparency

Information about the use of AI (this statement)

Explanation

An intelligible account of the AI logic

Review

Human review of AI recommendations

Opt-out

Deactivation of certain AI features (where technically possible)

California AI Chatbot Safety (SB 243)

Additional requirements under SB 243 (effective 1 January 2026) apply to users in California:

Disclosure: clear information that you are interacting with an AI — implemented through the notice at the input field of every chat and the labeling of the assistant.
Purpose limitation: COEUS is a professional tool for property management and is neither designed nor approved as a companion or advice chatbot for personal matters.
Not offered to minors: use requires a business account; COEUS is directed exclusively at companies and their staff.

No automatic crisis detection

COEUS performs no content analysis of your messages for signs of a personal crisis and derives no indications from them. If you or another person needs support, please contact the services listed below directly.

Crisis services USA

National Suicide Prevention Lifeline: 988
Crisis Text Line: text HOME to 741741

Contact

For questions about the use of AI:

AI transparency enquiries

impact@angad.swiss

Subject

“AI Transparency Enquiry”