Ergänzender Betriebsstand 10. September 2026 — keine Einschränkung der Vertragszusagen: Zustandslose Mistral-Inferenz wird über den EU/EFTA-Endpunkt geleitet. Hosted Agents nutzen weiterhin den globalen Endpunkt; die regionale Garantie für gespeicherte Gesprächszustände ist noch nicht bestätigt. Dokumentinhalte und extrahierte Texte werden derzeit ohne Pseudonymisierung an Mistral übermittelt. API-Modelltraining und Labs sind deaktiviert; Zero Data Retention ist noch nicht bestätigt. Die automatische Bereinigung freigegebener Betriebsdaten ist aktiviert, deckt aber noch nicht alle Aufbewahrungskategorien ab. Diese offenen Umsetzungspunkte ändern die vereinbarten Pflichten und Fristen nicht. Weitere Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung, Abschnitte 5 und 8.

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV") regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch COEUS ("Auftragsverarbeiter") im Auftrag des Kunden ("Verantwortlicher") gemäß Art. 28 DSGVO und Art. 9 DSG.

Der AVV gilt für die Dauer des Hauptvertrags (AGB) und endet automatisch mit dessen Beendigung.

2.1 Zusicherung zu besonderen Datenkategorien

Der Verantwortliche sichert zu, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO nur dann in die Plattform einzustellen, wenn hierfür eine Bedingung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. Der Verantwortliche nimmt zur Kenntnis, dass hochgeladene Dokumente maschinell ausgelesen werden und dabei sämtliche darin enthaltenen Angaben erfasst werden, einschliesslich solcher, die der Verantwortliche nicht zu übermitteln beabsichtigt hat.

3.1 Weisungsgebundenheit

• Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen
• Hinweispflicht bei rechtswidrigen Weisungen

3.2 Vertraulichkeit

• Alle Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet
• Zugriff nur nach Need-to-Know-Prinzip

3.3 Unterstützungspflichten

Wir unterstützen Sie bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) und Konsultationen mit Aufsichtsbehörden.

• Unterstützungsleistungen nach Art. 28 Abs. 3 lit. e und f DSGVO erbringen wir im Rahmen der über die Plattform verfügbaren Selbstbedienungsfunktionen unentgeltlich. Darüber hinausgehender Aufwand wird nach Aufwand zu den jeweils gültigen Sätzen vergütet, sofern der Aufwand nicht auf einem Verschulden des Auftragsverarbeiters beruht.
• Bei Anträgen betroffener Personen unterstützen wir unverzüglich und im Rahmen des vorstehend geschuldeten Umfangs. Die Beantwortung des Antrags selbst obliegt dem Verantwortlichen.

3.4 Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

• Wir melden dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Kenntniserlangung.
• Kenntniserlangung setzt einen hinreichenden Grad an Gewissheit voraus, dass eine Verletzung eingetreten ist; der blosse Verdacht oder eine noch nicht verifizierte Auffälligkeit genügt nicht.
• Stehen nicht alle Angaben zugleich zur Verfügung, kann die Meldung in Teilen erfolgen (Art. 33 Abs. 4 DSGVO).
• Eine Meldung nach dieser Ziffer stellt kein Anerkenntnis eines Verschuldens, einer Pflichtverletzung oder einer Haftung dar.

3.5 Löschung und Rückgabe

• Die Löschfrist beginnt mit dem Wirksamwerden der Vertragsbeendigung. Als Vertragsbeendigung gilt sowohl die Kündigung durch den Verantwortlichen als auch die Kündigung durch den Auftragsverarbeiter, insbesondere wegen ausstehender Entgelte.
• Innerhalb von dreissig (30) Tagen nach Vertragsbeendigung kann der Verantwortliche die Herausgabe der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (JSON, CSV) verlangen. Nach Ablauf dieser Frist besteht kein Anspruch auf Herausgabe mehr.
• Wir löschen die Daten innerhalb von neunzig (90) Tagen nach Vertragsbeendigung. Auf Verlangen wird die Löschung bestätigt.
• Von der Löschung ausgenommen sind Daten, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, sowie Nachweise über erteilte Einwilligungen und Protokolldaten, die als Nachweis der Rechtmässigkeit der Verarbeitung dienen. Diese werden für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gesperrt und nach deren Ablauf gelöscht.

Vertraulichkeit

• Zutrittskontrolle: Keine physischen Server (Cloud-basiert: AWS Zürich + Infomaniak CH)
• Zugangskontrolle: WebAuthn/Passkeys (FIDO2), OAuth 2.0 mit PKCE, JWT (ES256, Signaturprüfung über JWKS)
• Zugriffskontrolle: Row-Level Security (RLS) auf Datenbankebene, RBAC
• Trennungskontrolle: Organization-ID-basierte Mandantentrennung

Integrität

• Transportverschlüsselung: TLS 1.3 für alle Verbindungen
• Eingabekontrolle: GDPR-Audit-Logging (unveränderbar)
• Selektive Verschlüsselung: AES-256-GCM für OAuth-Tokens und Zugangsdaten
• Schlüsselableitung: PBKDF2 mit 100.000 Iterationen

Verfügbarkeit

• Redundante Infrastruktur: AWS Zürich + Infomaniak CH
• DDoS-Schutz: Cloudflare WAF
• Backups: Tägliche Backups, Point-in-Time Recovery
• Rate Limiting: Mehrstufig (Auth, API, Upload)

Massstab und Änderungsvorbehalt

Die vorstehenden Massnahmen wurden nach Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung festgelegt und werden regelmässig überprüft.

Sie geben den Stand bei Vertragsschluss wieder. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, sie an die technische Entwicklung anzupassen, soweit das Schutzniveau dadurch nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen werden dem Verantwortlichen in Textform mitgeteilt.

Änderungen an Unterauftragsverarbeitern werden 30 Tage im Voraus mitgeteilt. Bei Widerspruch besteht Sonderkündigungsrecht.

• Recht auf Information über TOMs
• Recht auf Einsicht in Audit-Berichte
• Recht auf Vor-Ort-Audit (mit 30 Tagen Vorlauf, auf eigene Kosten)
• Maximal ein Audit pro Kalenderjahr

7.1 Schweizer Datenresidenz

Alle personenbezogenen Daten werden primär in der Schweiz gespeichert: Compute und Datenbank (AWS Zürich), Cloud-Infrastruktur (Infomaniak Schweiz). Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

7.2 Drittlandübermittlungen

Bei Übermittlung in Drittländer:

• USA: EU-US Data Privacy Framework oder SCCs
• Ergänzende Maßnahmen: Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Datenminimierung

8.1 Einsatzzweck

Die Plattform setzt KI-Dienste ein zur Texterkennung aus hochgeladenen Dokumenten, zur Zusammenfassung, zur Recherche in den Daten des Verantwortlichen sowie zur Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten. Der jeweils eingesetzte Anbieter ist in der Liste der Unterauftragsverarbeiter (Ziffer 5) aufgeführt.

8.2 Rollenverteilung

Der Auftragsverarbeiter handelt beim Einsatz dieser Dienste als Betreiber im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), nicht als Anbieter eines KI-Modells. Er trainiert die eingesetzten Modelle nicht nach und verändert sie nicht wesentlich.

8.3 Keine automatisierte Entscheidung

Ergebnisse KI-gestützter Verarbeitung sind Vorschläge. Sie entfalten keine rechtliche Wirkung und stellen keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO dar. Prüfung, Freigabe und Entscheidung obliegen dem Verantwortlichen; die Plattform sieht hierfür durchgehend eine Freigabe durch eine natürliche Person vor.

8.4 Kein Training mit Kundendaten

Die Daten des Verantwortlichen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Der Auftragsverarbeiter hat diese Nutzung beim eingesetzten Anbieter vertraglich ausgeschlossen und deaktiviert.

8.5 Transparenz

Auf den Einsatz von KI wird nach Art. 50 KI-VO hingewiesen. Von der Plattform erzeugte Dokumente tragen einen entsprechenden Hinweis.

8.6 Grenzen

Der Verantwortliche nimmt zur Kenntnis, dass KI-gestützte Auswertung fehlerbehaftet sein kann, insbesondere bei handschriftlichen, unvollständigen oder schlecht lesbaren Unterlagen. Eine Gewähr für die Richtigkeit maschinell ausgelesener Werte wird nicht übernommen; Ziffer 9 bleibt unberührt.

9.1 Haftung des Auftragsverarbeiters

• Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Auftragsverarbeiter nicht, ausser bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten; in diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.
• Im Übrigen ist die Haftung je Schadensfall auf den höheren der beiden folgenden Beträge begrenzt: die vom Verantwortlichen in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Entgelte, oder CHF 5'000.—. Insgesamt ist die Haftung je Vertragsjahr auf CHF 10'000.— begrenzt.
• Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Nutzung, Datenverlust und Ansprüche Dritter ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
• Die vorstehenden Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in weiteren Fällen zwingender gesetzlicher Haftung. Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt; die vorstehenden Absätze regeln insoweit ausschliesslich den Ausgleich im Innenverhältnis zwischen den Parteien.

9.2 Freistellung durch den Verantwortlichen

• Der Verantwortliche stellt den Auftragsverarbeiter von sämtlichen Ansprüchen Dritter, Bussen und Verfahrenskosten frei, die daraus entstehen, dass (a) Weisungen des Verantwortlichen gegen anwendbares Datenschutzrecht verstossen, (b) dem Verantwortlichen die erforderliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt, oder (c) der Verantwortliche Daten in die Plattform einstellt, für die ihm die erforderliche Rechtsgrundlage fehlt.
• Der Auftragsverarbeiter zeigt solche Ansprüche unverzüglich an und überlässt dem Verantwortlichen die Verteidigung.
• Die Freistellung ist der Höhe nach nicht begrenzt. Die Haftungsobergrenze nach Ziffer 9.1 findet auf diese Freistellung keine Anwendung.

• Auf diesen Vertrag ist schweizerisches Recht anwendbar, unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf sowie der Kollisionsnormen.
• Ausschliesslicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Basel-Stadt, Schweiz.
• Zwingende Gerichtsstände sowie die Rechte betroffener Personen nach Art. 79 DSGVO bleiben unberührt. Zwingende Vorschriften des Rechts am Sitz des Verantwortlichen, von denen vertraglich nicht abgewichen werden kann, bleiben ebenfalls unberührt.
• Für Verantwortliche mit Sitz in Deutschland können schriftliche Mitteilungen und Zustellungen im Zusammenhang mit diesem Vertrag zusätzlich gerichtet werden an: Angad Manik, Bahnhofsplatz 8, 79539 Lörrach, Deutschland. Diese Zustelladresse dient der Erreichbarkeit; sie begründet weder eine Niederlassung noch einen von Absatz 2 abweichenden Gerichtsstand.

Supplementary operational status, 10 September 2026 — no limitation of contractual commitments: Stateless Mistral inference is routed through the EU/EFTA endpoint. Hosted Agents continue to use the global endpoint; the regional guarantee for stored conversation state has not yet been confirmed. Document content and extracted text are currently transmitted to Mistral without pseudonymization. API model training and Labs are disabled; zero data retention has not yet been confirmed. Automatic cleanup of eligible operational records is enabled but does not yet cover every retention category. These open implementation points do not change the agreed obligations or retention periods. Further details appear in the privacy policy, sections 5 and 8.

This Data Processing Agreement (“DPA”) governs the processing of personal data by COEUS (“Processor”) on behalf of the Customer (“Controller”) pursuant to Art. 28 GDPR and Art. 9 DSG (Swiss Federal Act on Data Protection).

The DPA applies for the term of the main agreement (General Terms and Conditions) and terminates automatically upon its termination.

2.1 Warranty regarding special categories of data

The Controller warrants that it will upload special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR only where a condition under Art. 9(2) GDPR applies. The Controller acknowledges that uploaded documents are read by machine and that all information they contain is captured in the process, including information the Controller did not intend to transmit.

3.1 Compliance with instructions

• Processing only on documented instructions from the Controller
• Duty to notify in the case of unlawful instructions

3.2 Confidentiality

• All employees are bound to confidentiality
• Access only on a need-to-know basis

3.3 Duties to assist

We assist you with data subject requests, data protection impact assessments (DPIA) and consultations with supervisory authorities.

• Assistance under Art. 28(3)(e) and (f) GDPR is provided free of charge within the self-service functions available on the platform. Effort beyond that is remunerated on a time-and-materials basis at the rates then in force, unless the effort is attributable to fault on the part of the Processor.
• For data subject requests we assist without undue delay and within the scope owed above. Responding to the request itself is the Controller’s responsibility.

3.4 Notification of personal data breaches

• We notify the Controller of a personal data breach without undue delay after becoming aware of it.
• Becoming aware requires a reasonable degree of certainty that a breach has occurred; mere suspicion or an unverified anomaly is not sufficient.
• Where not all information is available at once, notification may be provided in phases (Art. 33(4) GDPR).
• A notification under this section does not constitute an admission of fault, breach of duty or liability.

3.5 Erasure and return

• The erasure period begins when termination of the contract takes effect. Termination includes both termination by the Controller and termination by the Processor, in particular for unpaid fees.
• Within thirty (30) days of termination the Controller may request release of the data in a structured, commonly used and machine-readable format (JSON, CSV). After that period there is no further claim to release.
• We erase the data within ninety (90) days of termination. Erasure is confirmed on request.
• Excluded from erasure are data subject to a statutory retention obligation, as well as records of consent given and log data serving as evidence of the lawfulness of the processing. These are blocked for the duration of the applicable retention period and erased once it expires.

Confidentiality

• Physical access control: No physical servers (cloud-based: AWS Zürich + Infomaniak CH)
• System access control: WebAuthn/passkeys (FIDO2), OAuth 2.0 with PKCE, JWT (ES256, signature verification via JWKS)
• Data access control: Row-Level Security (RLS) at the database level, RBAC
• Separation control: Organization-ID-based tenant separation

Integrity

• Transport encryption: TLS 1.3 for all connections
• Input control: GDPR audit logging (immutable)
• Selective encryption: AES-256-GCM for OAuth tokens and access credentials
• Key derivation: PBKDF2 with 100,000 iterations

Availability

• Redundant infrastructure: AWS Zürich + Infomaniak CH
• DDoS protection: Cloudflare WAF
• Backups: Daily backups, point-in-time recovery
• Rate limiting: Multi-tier (auth, API, upload)

Standard and change reservation

The above measures were determined in accordance with Art. 32 GDPR, taking into account the state of the art, the cost of implementation and the nature, scope, context and purposes of the processing, and are reviewed regularly.

They reflect the position at the time the contract is concluded. The Processor is entitled to adapt them to technical developments, provided the level of protection is not thereby reduced. Material changes are notified to the Controller in text form.

Changes to sub-processors will be notified 30 days in advance. In the event of an objection, an extraordinary right of termination applies.

• Right to information about the TOMs
• Right to inspect audit reports
• Right to an on-site audit (with 30 days’ notice, at your own expense)
• A maximum of one audit per calendar year

7.1 Swiss data residency

All personal data is stored primarily in Switzerland: compute and database (AWS Zürich), cloud infrastructure (Infomaniak Switzerland). Switzerland benefits from an adequacy decision of the EU Commission.

7.2 Transfers to third countries

In the case of transfers to third countries:

• USA: EU-US Data Privacy Framework or SCCs
• Supplementary measures: encryption, pseudonymization, data minimization

8.1 Purpose of use

The platform uses AI services for text recognition from uploaded documents, for summarisation, for searching the Controller’s data and to assist in producing documents. The provider used in each case is listed among the sub-processors (section 5).

8.2 Allocation of roles

In using these services the Processor acts as a deployer within the meaning of Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act), not as a provider of an AI model. It does not further train the models used and does not substantially modify them.

8.3 No automated decision-making

Results of AI-assisted processing are proposals. They have no legal effect and do not constitute an automated individual decision within the meaning of Art. 22 GDPR. Review, approval and decision rest with the Controller; the platform provides throughout for approval by a natural person.

8.4 No training on customer data

The Controller’s data is not used to train AI models. The Processor has contractually excluded and switched off this use with the provider it uses.

8.5 Transparency

The use of AI is disclosed in accordance with Art. 50 AI Act. Documents produced by the platform carry a corresponding notice.

8.6 Limits

The Controller acknowledges that AI-assisted analysis can be erroneous, in particular with handwritten, incomplete or poorly legible material. No warranty is given for the accuracy of values read by machine; section 9 remains unaffected.

9.1 Liability of the Processor

• The Processor is not liable for slight negligence, except where an essential contractual obligation is breached; in that case liability is limited to the damage typically foreseeable at the time the contract was concluded.
• Otherwise, liability per event is limited to the greater of: the fees paid by the Controller in the twelve (12) months preceding the damage-causing event, or CHF 5,000.00. Aggregate liability per contract year is limited to CHF 10,000.00.
• Liability for indirect damage, consequential damage, lost profit, loss of use, data loss and third-party claims is excluded to the extent permitted by law.
• The above limitations do not apply in cases of intent or gross negligence, injury to life, body or health, or other cases of mandatory statutory liability. Liability toward data subjects under Art. 82 GDPR remains unaffected; as regards that liability the paragraphs above govern only the allocation between the parties.

9.2 Indemnity by the Controller

• The Controller indemnifies the Processor against all third-party claims, fines and procedural costs arising because (a) the Controller’s instructions infringe applicable data protection law, (b) the Controller lacks the required legal basis for the processing, or (c) the Controller uploads data to the platform for which it lacks the required legal basis.
• The Processor notifies such claims without undue delay and leaves the defence to the Controller.
• The indemnity is not limited in amount. The liability cap under section 9.1 does not apply to this indemnity.

• This agreement is governed by Swiss law, excluding the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods and excluding conflict-of-law rules.
• The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising out of or in connection with this agreement is Basel-Stadt, Switzerland.
• Mandatory places of jurisdiction and the rights of data subjects under Art. 79 GDPR remain unaffected. Mandatory provisions of the law at the Controller’s seat from which the parties may not derogate by contract also remain unaffected.
• Controllers established in Germany may additionally send written communications and service in connection with this agreement to: Angad Manik, Bahnhofsplatz 8, 79539 Lörrach, Germany. This service address serves accessibility; it establishes neither an establishment nor a place of jurisdiction differing from paragraph 2.